Come implementare un processo di onboarding efficace

Il processo di onboarding dei dipendenti impatta le loro prime impressioni in azienda e il coinvolgimento a lungo termine. Prima di approfondire tutti i dettagli, ecco un breve riepilogo dei fattori che caratterizzano un onboarding efficace.

In sintesi

• L’onboarding inizia prima del primo giorno di lavoro con il pre-onboarding, che serve ad impostare il tone of voice attraverso comunicazioni chiare e un benvenuto personalizzato.
• Una prima giornata strutturata e un’integrazione graduale aiutano i nuovi assunti a sentirsi accolti ed allineati agli obiettivi aziendali.
• Misurare l’efficacia del processo di onboarding tramite feedback, survey e checklist è importante in ottica di miglioramento continuo e maggiore retention.
• Gli errori più comuni includono scarsa preparazione, comunicazione inefficace ed il considerare l’onboarding come un’attività “una tantum”.

Cosa si intende per onboarding dei dipendenti?

L’onboarding dei dipendenti è il processo di introduzione di un nuovo assunto all’interno di un’azienda. Include una serie di passaggi che lo aiutano a inserirsi nel ruolo, conoscere il team e comprendere cultura e obiettivi aziendali. L’onboarding non è l'accoglienza del primo giorno: è un processo più lungo e intenzionale che permette ai nuovi arrivati di sentirsi supportati e pronti a dare il proprio contributo in azienda. Sebbene l’HR abbia un ruolo chiave, la responsabilità è condivisa da manager, team leader e colleghi, che contribuiscono tutti a far sentire il nuovo dipendente parte del team.

L’onboarding è fondamentale perché determina il successo o l’insuccesso del dipendente nel ruolo. Abbiamo recentemente pubblicato la nostra Guida all’Onboarding con insight, dati e strumenti pratici per professionisti HR e manager. La guida spiega nel dettaglio il processo di onboarding, ne illustra le fasi principali e mostra come può supportare la crescita del business. 

Quali sono le fasi dell’onboarding?

Un piano di onboarding efficace è articolato in più fasi. Ognuna contribuisce a garantire una transizione fluida per il nuovo assunto. Ecco le principali:

Pre-onboarding

Il percorso di onboarding inizia prima del primo giorno. Quando il pre-onboarding è realizzato con le modalità corrette, i nuovi assunti si presentano motivati e già a conoscenza delle informazioni principali per svolgere il proprio ruolo:

• Informazioni pratiche: secondo la nostra ricerca, il 79% dei dipendenti recentemente inseriti ritiene essenziale ricevere in anticipo i dettagli relativi al primo giorno di lavoro.
• Personalizzazione: inviare un’e-mail o un welcome kit personalizzato con materiali aziendali aiuta a far sentire il dipendente apprezzato e parte del team.

Il primo giorno

Il primo giorno è importante, perché rappresenta il primo punto di contatto reale tra il nuovo assunto e l’azienda. È fondamentale che il nuovo dipendente si senta incluso e convinto della scelta effettuata.

• Sfide: il 79% dei nuovi assunti dichiara che non è stato organizzato alcun tipo di accoglienza. Anche per questo, il 71% ha pensato di lasciare l’azienda dopo il primo giorno.
• Soluzioni: assegnare un buddy aziendale, fornire un’agenda chiara per il primo giorno di lavoro e organizzare un piccolo evento di benvenuto possono fare una grande differenza.

Integrazione

Questa fase è caratterizzata soprattutto dal supporto offerto da manager e colleghi.

• Informazioni relative all’azienda: condividere obiettivi aziendali, codici di condotta, etica sul luogo di lavoro e strumenti software è fondamentale per allineare il nuovo assunto alla cultura aziendale.
• Sviluppo personale: definire obiettivi specifici per il ruolo e offrire mentorship o coaching assicura la crescita dei nuovi dipendenti.
• Integrazione sociale: invitare i nuovi assunti a eventi aziendali, pranzi di team e momenti informali facilita la costruzione di relazioni ed il loro inserimento.
• Onboarding da remoto: il 44% dei nuovi assunti considera l’onboarding da remoto meno efficace. È possibile aumentare il coinvolgimento di questa modalità con incontri virtuali, buddy di onboarding e welcome kit creativi.

Secondo Small Business Trends, un processo di onboarding standard dura in media tra tre e sei mesi. Alcune aziende lo estendono oltre i sei mesi per garantire un’integrazione più profonda e un successo a lungo termine.

Misurare il successo dell’onboarding per migliorarne l’efficacia

Misurare l’efficacia dell’onboarding aiuta a creare un ambiente di supporto, ridurre il turnover e accelerare l’introduzione dei nuovi assunti. Permette inoltre di identificare cosa funziona e cosa deve essere migliorato.

Ecco come misurare e ottimizzare l’onboarding:

• Raccogliendo feedback: chiedere ai nuovi assunti di condividere opinioni e suggerimenti in merito al processo, con l’obiettivo di migliorare.
• Preparando survey dedicate: valutare la loro esperienza in merito a chiarezza, supporto e integrazione nel team.
• Affidandosi a una checklist: utilizzare una checklist con tutte le attività chiave per garantire un’esperienza coerente per tutti.
• Obiettivo miglioramento continuo: utilizzare i feedback raccolti per aggiornare e perfezionare regolarmente il processo.

Onboarding: come renderlo efficace dal primo giorno

Le prime impressioni contano. Come abbiamo visto in precedenza, il 71% dei dipendenti ha pensato di lasciare dopo il primo giorno di lavoro, e solo 1 su 4 afferma di aver ricevuto supporto sufficiente durante l’onboarding. Errori comuni come inviare nuova documentazione senza spiegazioni o considerare l’onboarding come un’attività one-off possono far sentire i nuovi assunti non coinvolti nel nuovo luogo di lavoro. Un processo chiaro e ben pianificato evita questi problemi e favorisce un coinvolgimento più forte sin dal primo giorno.

Ecco qualche consiglio per un primo giorno di lavoro indimenticabile:

• Preparazione: predisporre strumenti, accessi e un’agenda chiara prima dell’arrivo. Assegnare un buddy per la prima settimana.
• Coinvolgimento: programmare momenti informali, pranzi con il team e presentazioni ai colleghi. Questi momenti favoriscono fiducia e senso di appartenenza.
• Chiarire le aspettative: definire obiettivi chiari fin da subito e spiegare come il ruolo contribuisce al successo del team.
• Follow-up regolare: feedback frequenti fanno sentire il nuovo assunto supportato e permettono ai manager di migliorare l’esperienza complessiva.

Un piano di onboarding strutturato e ben progettato aumenta fiducia, coinvolgimento e retention. Se vuoi approfondire, scarica la nostra Guida all’Onboarding, che include strategie e dati per tutte le fasi chiave e ti aiuta a costruire un programma orientato al successo a lungo termine.