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Per i dirigenti delle risorse umane questo è il momento giusto per costruire team in grado di supportare le aziende attraverso la ricostruzione e la crescita - la chiave sta nell'adattabilità e nel coraggio di cambiare mentalità, direzione e cultura.
Dai modelli di lavoro ibrido e i programmi di benessere dei dipendenti al rafforzamento della diversità e dell'inclusione, gli obiettivi sono cambiati.
In questo contenuto troverai consigli e strategie per attrarre i migliori talenti in un'epoca di grande incertezza e trasformazione.
Attrarre professionisti eccellenti inizia con il dichiarare chiaramente le aspettative e gli obiettivi - fin dalla pubblicazione dell'annuncio di lavoro.
Coltivare relazioni a lungo termine significa costruire un circolo virtuoso di fiducia e trasparenza fin dalla prima impressione.
Gli smart leader offrono modelli di lavoro ibrido che aumentano l'autonomia e il benessere dei dipendenti. Il successo dipende dalla capacità di entrambe le parti di fissare e dar voce ad aspettative realistiche e dalla reciproca volontà di cambiare marcia o rotta se qualcosa non funziona. Passando dalle parole ai fatti in tema di pianificazione, ubicazione e tempo libero, i leader hanno maggiori probabilità di attrarre - e trattenere - lavoratori ugualmente capaci di comprendere.
In un batter d'occhio la flessibilità è passata da necessità a modalità predefinita di lavorare in tutto il mondo. Questa è una buona notizia per i datori di lavoro e i dipendenti: la libertà che deriva dall'orario di lavoro flessibile e dal remote working migliora il benessere e la produttività dei dipendenti aprendo le porte a una nuova forza lavoro.
Così come non si può tornare indietro sulla flessibilità del posto di lavoro, lo stesso vale per le aspettative dei professionisti. Mentre i professionisti più giovani sono in particolar modo inclini ad essere più agili, i professionisti di tutte le età si sentono ora autorizzati a chiedere maggiore flessibilità. I dipendenti, come i loro datori di lavoro, hanno intravisto cosa è possibile fare - e quale potrebbe essere il futuro del lavoro.
Le aziende con una mentalità flessibile saranno più appetibili per i professionisti migliori e avranno più probabilità di mantenere la loro forza lavoro. Tuttavia, per raccogliere i benefici della flessibilità sono necessarie alcune regole di base. Nella nuova normalità, inculcare la trasparenza e dare priorità al benessere dei dipendenti sarà la chiave per fare della flessibilità un successo.
La necessità è stata il fattore iniziale, ma la flessibilità è successivamente diventata la norma in una realtà lavorativa sempre più agile. Anche la transizione ha influenzato i professionisti.
I giovani professionisti sono più agili e chiedono più flessibilità sul lavoro. Questo cambiamento ha accelerato le loro aspettative.
Datori di lavoro e dipendenti hanno buone ragioni per volere la flessibilità. Nel nostro sondaggio Candidate Pulse per sondare il polso dei professionisti, il 44% dei dipendenti ha dichiarato che la loro produttività è migliorata grazie a orari diversi o alla possibilità di lavorare da casa. Inoltre, quasi un terzo ha riferito un aumento della motivazione e della soddisfazione sul lavoro.
Se le aziende concedono ai dipendenti maggiore autonomia sull’orario e il luogo di lavoro, ciò crea maggiore fiducia, aumenta la produttività e migliora la fidelizzazione dei dipendenti. I dipendenti con un orario di lavoro flessibile sono meno propensi a prendere giorni di malattia per circostanze impreviste o impegni personali. E se lavorare da casa significa perdere i rapporti spontanei che si creano in ufficio, può aiutare i lavoratori ad eliminare le distrazioni - facendo potenzialmente più lavoro in meno tempo.
Il lavoro flessibile è anche fondamentale per colmare il divario di genere. La diversità di genere sul luogo di lavoro ha registrato lenti progressi in Europa, dove le donne continuano ad essere in minoranza tra i direttori, i presidenti dei consigli di amministrazione e gli amministratori delegati. In tutto il mondo, gli effetti del lockdown legati alla cura dei figli e alla didattica a distanza sono stati a carico soprattutto dalle madri lavoratrici. Orari flessibili, opzioni di remote working e soluzioni di asilo nido fornite dall'azienda possono aiutare ad alleviare queste pressioni. I datori di lavoro che non hanno accordi di flessibilità faranno fatica ad attrarre e mantenere professionisti diversi.
Un numero crescente di datori di lavoro e dipendenti ha sperimentato i benefici del remote working, quindi non è una sorpresa che gli accordi sulla flessibilità siano destinati a rimanere. Ma come possono i datori di lavoro evitare potenziali insidie e sfruttare al meglio la flessibilità?
L’esistenza di linee guida trasparenti e coerenti è essenziale per armonizzare le aspettative ed evitare malintesi. I reparti delle risorse umane dovrebbero stabilire regole di base sulla flessibilità in termini di tempo, luogo e comunicazione. Se i dipendenti possono stabilire i propri orari, quali sono i limiti? Ci sono delle ore centrali del giorno in cui tutti devono essere disponibili? È possibile lavorare il sabato per compensare un giorno di riposo settimanale? Queste linee guida devono essere messe per iscritto e spetta ai dirigenti il compito di assicurarsi che siano rispettate.
La scelta tra remote working e lavoro in ufficio deve essere ugualmente regolamentata. Poiché sempre più aziende optano per modelli ibridi, è necessario che specifichino quando i lavoratori devono recarsi in ufficio e quando possono lavorare da casa - o da qualche altra parte. Lavorare da un'altra città o addirittura da un altro paese può attrarre professionisti mobili, ma per i datori di lavoro può comportare ulteriori conseguenze legali o fiscali.
Trasparenza e fiducia sono i pilastri su cui si basa la produttività del remote working. Sono anche in cima alla lista di ciò che i professionisti cercano in un datore di lavoro. Fissando aspettative chiare e sostenendo relazioni manageriali sane, le aziende possono gettare le basi per una produttività a lungo termine.
I datori di lavoro dovrebbero anche prestare attenzione a come comunicano i loro dipendenti. In media, le persone impiegano 23 minuti per tornare a uno stato di concentrazione dopo un'interruzione. Gli stessi strumenti digitali che rendono possibile il remote working possono essere una fonte di distrazione e di stress. Si devono accendere i video per le riunioni online? Quando i membri del team devono usare la messaggistica istantanea invece delle e-mail? In quanto tempo devono rispondere? Stabilire protocolli e aspettative in anticipo può contribuire a stabilire una comunicazione fluida ed efficiente.
I limiti della comunicazione sono necessari anche per evitare la trappola del "sempre connesso". Bloomberg ha riportato che dal momento del passaggio all'home office, i telelavoratori di tutto il mondo hanno visto la loro giornata lavorativa aumentare in media di 2,5 ore. Senza linee guida chiare, i telelavoratori possono sentirsi sotto pressione per il fatto di rimanere connessi più a lungo e dimostrare di essere sempre disponibili - il che non è sempre produttivo.
L'esaurimento digitale può causare il burnout dei dipendenti, annullando in primo luogo i benefici del lavoro flessibile. Per evitare che ciò avvenga, i datori di lavoro devono invitare i lavoratori a utilizzare la flessibilità a sostegno del benessere. Per esempio, i lavoratori potrebbero programmare delle pause per l'esercizio fisico o il recupero delle energie o adattare l'orario di lavoro ai propri ritmi circadiani. I dirigenti potrebbero anche apportare piccole modifiche alla giornata lavorativa, come ad esempio sostituire le videochiamate con riunioni solo audio che permettano alle persone di camminare mentre parlano.
In definitiva, ogni dipendente che lavora da casa rappresenta un singolo ufficio con il proprio ambiente e le proprie variabili. I leader dovrebbero chiedere ai membri del proprio team cosa funziona e cosa no. I dipendenti hanno accesso a strumenti digitali adeguati? Esistono dei modi per migliorare i processi di comunicazione o i problemi di programmazione? Raggiungere un giusto equilibrio tra lavoro e vita privata è una priorità assoluta per molti professionisti. Creando una cultura dell’attenzione, i datori di lavoro possono garantire che i telelavoratori abbiano ciò di cui hanno bisogno per avere successo.
Lo smart working ha avuto importanti ripercussioni sulla relationship management, trasformando le modalità di interazioni interpersonali da presenza fisica a contatto virtuale. Se nel modello di lavoro classico le relazioni si costruiscono in condizioni di prossimità e vicinanza fisica, nello smart working queste hanno luogo da remoto, mediante device digitali. La variabile determinante delle relazioni nello smart working è la distanza.
L’importanza della costruzione di relazioni - professionali e informali - nell’ambito lavorativo, è un requisito fondamentale per lo sviluppo di un buon clima organizzativo. Questo principio è considerato dagli smart worker di rilevante importanza, al pari dei lavoratori tradizionali. Nello smart working la costruzione di relazioni, ostacolata dalla distanza fisica, hanno specifiche caratteristiche:
Il ruolo dei manager d’impresa è cruciale nel superamento dei limiti: queste figure, infatti, devono essere in grado di creare le condizioni favorevoli alla costruzione di relazioni. Gli smart manager, in particolare, devono favorire le relazioni interpersonali attraverso gli strumenti tecnologici, creando meeting virtuali, situazioni di confronto e spazi per le interazioni tra collaboratori.
È importante quindi risulta il favorire momenti di contatto virtuale, come l’organizzazione di pause comuni, pensare a format divertenti di gioco, scambio di opinioni su libri, film, oppure il commentare la postazione di lavoro più originale, tutto sempre attraverso webcam.
È altresì opportuno che il compito svolto dai manager sia necessariamente essere supportato dagli smart worker che si devono porre in maniera propositiva verso la costruzione delle relazioni. Il collaboratore deve quindi essere in grado di andare oltre alla semplice relazione professionale, creando situazioni di comunicazione informale, interessandosi degli altri dipendenti e condividendo per primo informazioni riguardo la propria vita privata.
I cambiamenti portati dallo smart working non coinvolgono solo le relazioni interne, ma anche quelle esterne con i clienti: infatti, la customer relationship management può essere gestita anche da remoto e apportare diversi benefici.
Per semplificare la gestione dei clienti sono stati sviluppati diversi software e programmi che consentono di:
La mancanza di interazione fisica non sembra compromettere la relazione con il cliente che, al contrario, può essere migliorata da un utilizzo corretto ed efficace degli strumenti offerti dalla tecnologia.
Nella gestione dei clienti è necessario stabilire un contatto continuo, un’interazione che consenta di costruire una relazione positiva. Le aziende possono raggiungere risultati grazie all’utilizzo della tecnologia che permette di costruire follow up di successo che generano relazioni con i clienti a lungo termine.
I follow-up efficaci devono consentire la raccolta, gestione e profilazione dei dati cliente per renderli successivamente reperibili e a disposizione di tutti i collaboratori. Inoltre è necessario che il follow up consenta di delineare una lead generation con i possibili clienti futuri. A un follow-up di successo ne consegue una possibile interazione continua con i customer, attraverso l’uso di strumenti come:
Se l’interazione continua con i clienti deve essere gestita attraverso una strategia di marketing e attraverso una comunicazione formale, l’interazione con i collaboratori non è da meno. Costruire una relazione tra dipendenti richiedere una strategia comunicativa altrettanto definita, applicabile nello smart working con strumenti informali, quali:
Le strategie e gli strumenti offerti dalla tecnologia non bastano per costruire e migliorare una relazione con clienti e collaboratori. L’elemento indispensabile risulta infatti essere la capacità di ascolto e il dialogo verso i propri stakeholders.
La condivisione, il confronto e il dialogo nello smart working si devono spostare dall’ufficio alle piattaforme tecnologiche. La modalità di conduzione di lavoro da remoto non deve infatti far dimenticare l’importanza della collaborazione e della condivisione di idee e opinioni tra collaboratori. Questi valori non fanno solo riferimento al dialogo in ambito professionale, ma anche alla condivisione di vita privata per migliorare le relazioni interpersonali e favorire i rapporti sociali. Ancora una volta, sono gli strumenti tecnologici ad affiancare i manager in un approccio di apertura al dialogo e alla condivisione.
Se per telelavoro si intende, semplicemente, la possibilità da casa sfruttando la tecnologia, lo smart working si riferisce a un sistema più complesso che presuppone un ripensamento intelligente delle modalità di gestione del team. Se il principio di collaborazione è fondamentale in tutte le attività lavorative, lo diventa ancora più quando si parla di smart working.
Da questo punto di vista è, in parte, una responsabilità dell’azienda incentivare le videochiamate tra colleghi spronandoli a collaborare tra loro per raggiungere i risultati comuni prefissati. Per farlo è, prima di tutto, fondamentale fornire tutti gli strumenti affinché i dipendenti possano collaborare tra cui programmi di videochiamata, condivisione degli schermi nonché computer performanti.
Nello smart working la collaborazione è fondamentale perché permette di:
Una volta chiarite le potenzialità dello smart working è opportuno soffermarsi sugli strumenti da utilizzare, ricordando che il loro scopo principale è quello di favorire la comunicazione e lo scambio tra i singoli membri del gruppo. Da questo punto di vista i dispositivi tecnologici permettono di mettere in contatto persone fisicamente distanti, permettendo loro di collaborare a distanza. Le azioni da mettere in atto per agevolare la collaborazione sono:
I principi di autonomia, flessibilità e libertà alla base dello smart working, comportano necessariamente un’evoluzione nei modelli di management dei dipendenti. Nella definizione della gestione dello smart worker, è fondamentale rispettarne alcuni aspetti:
Nell’ambito dello smart working la sfida posta oggi alle risorse umane è quella di riuscire a valorizzare il rapporto interpersonale, motivare, stimolare e favorire il coinvolgimento del lavoratore, nonostante questo avvenga attraverso uno schermo. Il valore umano deve essere posto al centro del processo di sviluppo aziendale, questo risulta sempre più ostacolato dalla gestione digitalizzata del dipendente.
Lo smart working richiede un cambiamento organizzativo e gestionale rispetto al modello di lavoro tradizionale. Rilevante è il passaggio da un sistema di controllo del lavoro a un contesto alla cui base vi sono i principi di libertà e autonomia. Tale variazione richiede quindi un’evoluzione nel rapporto tra azienda e dipendente basato sulla fiducia.
La non presenza fisica del lavoratore in ufficio e l’impossibilità di controllo visivo, comportano necessariamente che ci si affidi alla sua professionalità e coscienziosità nel portare a termine compiti e mansioni. Un rapporto di fiducia tra dipendente e responsabile è determinante affinché possa essere applicato lo smart working: ciò che conta, infatti, non è il dove, come e quando, ma i risultati raggiunti dal dipendente.
Lo smart working è una filosofia manageriale che richiede un cambiamento culturale nella gestione dei propri dipendenti. Pertanto, è necessaria una visione multidisciplinare che promuova i valori di collaborazione, responsabilità e fiducia, nel rispetto dell’autonomia del lavoratore.
Grazie all’attenzione e all’ascolto delle necessità delle aziende, accompagniamo manager e imprenditori nella scelta del team di lavoro che possa portare i risultati auspicati dall’azienda anche attraverso la modalità di smart working.
Un argomento particolarmente spinoso quando si parla di smart working riguarda la gestione quotidiana dei figli. Per riuscire a dedicare il giusto tempo sia alla propria attività lavorativa sia ai figli, è opportuno seguire alcuni di questi suggerimenti:
Sebbene trovare il giusto equilibrio tra impegni professionali e privati non sia sempre facile, con un’attenta pianificazione delle attività lavorative è possibile trarre la giusta soddisfazione da entrambi gli ambiti.
Infatti, organizzando gli appuntamenti e schedulando tutte le attività professionali da svolgere è possibile non solo raggiungere gli obiettivi professionali, ma anche ritagliarsi i giusti momenti di svago con la propria famiglia ed eventualmente con i figli. Del resto, dover scegliere tra vita privata e professione non è mai facile e, attraverso un’accurata pianificazione dell’agenda, non sarà necessario farlo.
Per poter vivere la propria vita professionale appieno senza doversi preoccupare della sicurezza dei propri figli, è opportuno valutare almeno alcune di queste soluzioni:
Le parole d’ordine per poter gestire lo smart working con soddisfazione sono flessibilità e organizzazione e caratterizzano i “lavoratori agili” non solo dal punto di vista professionale, ma anche privato.
Per quanto riguarda il primo elemento, la flessibilità costituisce un valore particolarmente funzionale da punto di vista lavorativo e incentivato dalla forma contrattuale che prevede lo smart working. Infatti – secondo quanto previsto dalla normativa di Legge - è opportuno ricordare che il dipendente che sottoscrive un contratto di smart working ha la possibilità di lavorare da remoto, svolgendo quando preferisce le attività assegnate, nel rispetto delle necessità del team e delle scadenze imposte. Questa prima qualità si muove di pari passo con l’organizzazione che costituisce, usando una metafora, la struttura portante della vita dello smart worker.
In conclusione, è opportuno ricordare che solo utilizzando in maniera sapiente ed equilibrata flessibilità ed organizzazione è possibile gestire con soddisfazione la propria vita professionale senza che questa interferisca su quella privata.
Quando non ti trovi fisicamente in ufficio, capita spesso di sentire la mancanza dei meeting, dei pranzi di team, dei brainstorming e anche delle chiacchierate alla macchinetta del caffé, che, senza che ce ne accorgiamo, ci portano a costruire relazioni ed a concretizzare, mettendola in pratica, la cultura aziendale. Il lavoro da remoto rende tutto questo più difficile, in particolare il sentirsi connessi all’azienda e al proprio ruolo, e la comunicazione risulta più impegnativa. Prima fra tutte le difficoltà, se non puoi comunicare in modalità face-to-face, interpretare il tono di voce o il linguaggio del corpo di un collega può diventare molto più difficile. E se il lavoro da casa si protrae per l’intera giornata, la natura generale del lavoro in remoto può velocemente tramutarsi in senso di isolamento.
Contrasta questo isolamento mettendo in atto una comunicazione significativa e regolare con i tuoi collaboratori e fanne una priorità. Approfitta della moltitudine di tool di messaggistica istantanea e videoconference di cui disponi, come Facetime, WhatsApp, Skype, Teams, etc.
Quando inizi a lavorare da casa, la netta separazione tra vita lavorativa e vita privata a cui sei abituato diventa confusa e meno individuabile. Dopotutto se il tuo portatile si trova nella stanza accanto, risulta semplice inviare una mail o portare a termine un progetto. Per questo diventa poi difficile sconnettere e staccare completamente dal lavoro – questo è molto importante avvenga per ottenere un sano equilibrio vita-lavoro.
Per evitare questo scompenso è importante definire dei confini per te stesso. Ogni giorno stabilisci una routine e comportati come se andassi al lavoro. Anche sei stai lavorando da casa tua, un abbigliamento come se dovessi recarti in ufficio è opportuno e definisci qualcosa che assomigli a una routine che dia inizio alla tua giornata lavorativa.
Un altro modo per creare una netta divisione è avere un luogo separato per lavorare. Questo potrebbe essere un bar, uno spazio di co-working o una biblioteca, ma potrebbe essere anche una stanza o un angolo specifico di casa tua. Scegli uno spazio ben organizzato. Quando ti trovi lì, concentrati sul lavoro – e assicurati di disconnetterti quando finisci.
La tecnologia è al primo posto tra le cose che rendono possibile il lavoro da remoto e funge da pilastro per le più moderne professioni. App, online meeting rooms, Cloud condivisi, cartelle e documenti facilitano il lavoro, da ovunque lo si svolga.
Ciononostante la tecnologia può anche fallire – infatti, a un certo punto, succederà. Qualsiasi spazio di lavoro o ufficio può incorrere in problemi tecnici ma quando capita in ufficio siamo tutti sulla stessa barca. Se stai lavorando da casa, invece, il problema è solo tuo e sta a te gestirlo da solo. Non puoi mai sapere quando ti capiterà di imbatterti in dei problemi tecnici, ma è possibile minimizzare il rischio.
Se stai lavorando da casa, investi in una buona connessione internet affidabile così non verrai rallentato da fenomeni fastidiosi come ritardo, buffer, connessione lenta e lunghi tempi di caricamento. Lo stesso vale per quando scegli come spazio di lavoro un bar oppure uno spazio di coworking. Fai una ricerca prima di scegliere dove lavorare e prova la connessione internet prima di iniziare.
Allo stesso tempo, cerca di avere sempre un piano b. Se il tuo wifi dà segnali di rallentamento, tieni sempre a mente due o tre bar dove poterti recare per poter portare a termine il tuo lavoro in caso di problemi. Assicurati di salvare sempre i file a cui lavori sia sulla intranet aziendale che nel tuo hard disk. Così facendo, se una delle due opzioni dovesse tentennare, il tuo lavoro sarà al sicuro.
Se la tua idea di lavorare da casa consiste nel sedersi a letto o davanti al televisore con il vostro portatile, è improbabile che tu sia molto produttivo. Se hai una stanza libera o uno studio da usare come ufficio, tienici tutto ciò che riguarda il lavoro.
La creazione di un ambiente di lavoro può farti trovare il giusto spazio di cui hai bisogno per aumentare la produttività delle attività.
Se si fissano obiettivi chiari per il giorno a venire, è più probabile che si rimanga concentrati e si raggiungano le scadenze auto raccomandate. Utilizza un elenco/to do list cartaceo o un'applicazione come Trello per creare le principali attività da svolgere e spuntale man mano che le completi durante la giornata.
Se hai molti compiti da portare a termine per un progetto molto importante, o compiti amministrativi che si accumulano e che non hai ancora iniziato, può diventare stressante e diventa così fondamentale aumentare la produttività ed ottimizzare il tempo a disposizione.
Se lavori da casa e ti prendi questo tempo tranquillo per portare a termine alcuni compiti amministrativi, cerca di separarli così da completare durante il giorno o la settimana. Pianificare e mappare il tuo carico di lavoro in questo modo dovrebbe impedirti di sentirti sopraffatto.
Può essere facile sentirsi come se si lavorasse da soli quando si lavora da casa, tuttavia, anche se questo può essere vero fisicamente, non dimenticare i tuoi colleghi che lavorano anche a casa o in ufficio.
È importante ricordare a te stesso che sei al lavoro, telefonare per aggiornare il manager o i colleghi sul tuo lavoro o sullo stato di un progetto ti farà sentire più legato a ciò che succede in azienda.
Le pause sono importanti per aumentare la produttività. Se non ti concedi l tempo di riposare e di recuperare durante il giorno, potresti esaurirti nel pomeriggio. Assicurati di fare una pausa pranzo completa e cerca di stare lontano dal computer anche durante questo periodo per mantenere alta la motivazione ed aumentare la produttività.
La flessibilità è diventata la modalità predefinita di business in un ambiente sempre più agile. I professionisti si aspettano un orario di lavoro flessibile e la possibilità di poter usufruire del remote working. Per sostenere il lavoro flessibile, i datori di lavoro devono stabilire linee guida chiare e dare la priorità al benessere dei dipendenti, trasparenza e fiducia.
Una definizione chiara e precisa della flessibilità e dello smart working è, per le aziende, un asset fondamentale per stabilire delle linee guide per la gestione dello smart working! Ecco come definire linee guida chiare e precise della flessibilità.
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