Le leggi globali sulla protezione dei dati stanno mettendo alla prova i CFO

Per le aziende, l'elenco delle normative aumenta di dimensioni e complessità ogni anno. I CFO stanno affrontando questa sfida usando la loro esperienza, quella di consulenti esterni e, infine, considerando la sfida da una prospettiva di acquisizione di talenti. Queste regole sono semplici ostacoli da superare o rappresentano una reale opportunità per semplificare le operazioni?

Il numero di nuove regolamentazioni che le aziende sono chiamate a rispettare aumenta alla velocità della luce. Secondo le stime di Thomas Risk Management Solutions, scatta un nuovo allarme normativo ogni 12 minuti, per cui la compliance è destinata a essere un argomento perennemente all’ordine del giorno per i direttori finanziari nel prossimo futuro.

Il regolamento generale europeo sulla protezione dei dati personali (GDPR), che entrerà in vigore quest’anno, è l’ultimo esempio della bufera normativa che affligge le aziende di tutto il mondo. Tale regolamento è destinato ad avere un enorme impatto sull’Unione Europea, con sanzioni per violazioni della protezione dei dati pari addirittura al 4% delle vendite del Gruppo.

Sempre più complesso e macchinoso

I direttori finanziari intervistati nell’ambito di questo studio hanno dichiarato all’unanimità che la nuova regolamentazione sulla protezione dei dati rappresenta a loro avviso un’enorme sfida, soprattutto in considerazione del fatto che altre regioni stanno formulando leggi analoghe. “È un gigantesco ostacolo con cui tutti al momento devono fare i conti”, dichiara Kelvin Stagg, direttore finanziario globale di PageGroup. “Il resto del mondo si sta muovendo nella stessa direzione: è già in fase di realizzazione una versione cinese.”

Non c’è dubbio che, all’interno delle aziende, il direttore finanziario sia la figura più idonea ad affrontare la problematica delle normative in continua evoluzione. Ma la domanda, man mano che aumentano le pressioni, è: come affrontarla? Come spiega James Gregory, direttore finanziario inglese dell’azienda immobiliare internazionale JJL: “Sia che si tratti dei principi contabili internazionali IFRS o degli US GAAP, l’elenco diventa ogni anno sempre più lungo e complesso”.

L’ingegnere: soluzioni per contenere i costi

In aggiunta a tutto questo, i nuovi regolamenti hanno un impatto ancora più pesante sull’azienda, in particolare perché un’eventuale non-conformità inciderebbe immediatamente sulla credibilità agli occhi degli azionisti.

È qui che entra in gioco il direttore finanziario in veste di Ingegnere: in questo particolare ruolo, il direttore finanziario prende l’iniziativa di formulare il corretto approccio alla questione della conformità, ideando una soluzione che richiede il supporto di più discipline: finanza, contabilità, tesoro, amministrazione, bilancio e pianificazione.

“A fronte del problema della conformità e dei regolamenti in continua evoluzione, dobbiamo disporre di persone che abbiano dimestichezza con i dettagli pratici, che contribuiscano attivamente al lavoro necessario per il raggiungimento della conformità e che siano in grado di esaminare e valutare i progressi in modo competente”, dichiara Phil Dennis, direttore finanziario di Bizspace. “In passato i nostri processi erano abbastanza conformi, ma la relativa documentazione necessitava di maggiore attenzione. Ora deleghiamo compiti a persone che, all’interno dell’azienda, rivestono mansioni più esecutive, mantenendo al tempo stesso una visione d’insieme”.

Lo scienziato: familiarità con le questiondi legate alla sicurezza

Per assicurare che i sistemi informatici siano conformi, il direttore finanziario deve avere dimestichezza con le problematiche di sicurezza, idealmente nell’ambito di più sistemi giuridici, lavorando in stretta collaborazione con il direttore operativo (COO)/direttore informatico (CIO) oppure assicurando che l’ufficio tecnico faccia direttamente capo al direttore finanziario. Non solo i sistemi dell’azienda dovrebbero essere regolarmente sottoposti a un controllo dello stato di salute, ma anche quelli dei clienti e dei fornitori. Si tratta di un’impresa complessa, adatta soprattutto all’approccio tecnico-peritale dello Scienziato. 

IL Coach: creare consapevolezza internamente

Sarebbe tuttavia poco lungimirante affrontare il tema della conformità esclusivamente dal punto di vista tecnico, fa notare Phil Dennis: “Negli ultimi mesi abbiamo lavorato sul GDPR, su norme più rigorose in materia di riciclaggio del denaro, sulle norme relative ai reati penali d’impresa e, ovviamente, sulle modifiche apportate agli IFRS.  Per ciascuna di tali normative dobbiamo adottare un approccio differente. Ad esempio, il GDPR non riguarda esclusivamente l’informatica ma la creazione di consapevolezza, la formazione professionale e l’acquisizione di familiarità a livello aziendale”.

Operando come fautore del cambiamento, il direttore finanziario in veste di Coach può sfruttare la propria visibilità all’interno dell’azienda per sensibilizzare i dipendenti sulla questione. James Gregory, direttore finanziario di JJL, ritiene che la formazione sia una priorità chiave: “La sfida per il team di controllo è come rimanere al passo in un mondo sempre più regolamentato in tema di conformità. Come sfruttare al meglio la tecnologia e come formarsi al meglio in materia di competenze del personale? A fronte di leggi sempre più complesse, il nostro team deve essere in grado, oggi più che mai, di spiegare concetti complessi nel modo più semplice possibile”.

Il Pilota: trasformare le regolamentazioni in un vantaggio competitivo

Sebbene molti direttori finanziari tendano a considerare le regolamentazioni solamente come una spesa che grava sull’azienda, una corretta pianificazione e una precisa esecuzione possono rivelarsi un’arma segreta con cui battere la concorrenza. Di fronte al vortice amministrativo, mantenere costantemente una visione d’insieme, esattamente come fa un Pilota, consente all’azienda di trasformare la conformità in un vantaggio competitivo.

Un direttore finanziario di una società logistica, spiega: “Dato che la nostra impresa è appartenuta a un fondo opportunistico, per noi la governance e la conformità sono stati indispensabili per un lungo  periodo. Di conseguenza, abbiamo formato un valido comitato generale, che è già pratico di tali aspetti e sta istruendo in modo competente il resto dell’azienda al riguardo. Ora siamo molto più consapevoli delle modalità con cui gestiamo e segnaliamo i dati personali”.

Considerazioni chiave

• Il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) sarà una delle maggiori sfide di conformità di quest’anno, anche alla luce di iniziative analoghe attuate in tutto il mondo
• A fronte delle leggi sempre più complesse e di difficile comprensione, i direttori finanziari devono nominare esperti che siano in grado di spiegarle alle parti interessate in modo accessibile
• Per assicurare che i sistemi informatici siano conformi, i direttori finanziari devono essere esperti di tecnologia
• La conformità riguarda anche aspetti come la consapevolezza, la formazione e l’acquisizione di familiarità a livello aziendale
• Attraverso un’idonea pianificazione e un’esecuzione precisa, la conformità può diventare un vantaggio competitivo

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