5 consigli per semplificare le attività amministrative

Conservare i documenti fiscali in archivi senza il supporto digitale e tecnologico può essere non solo svantaggioso, ma talvolta può divenire una problematica.

Gestire l’amministrazione finanziaria è obbligatorio per legge e gestirla con leggerezza può causare sanzioni. Abbiamo raccolto 5 attività in grado di semplificarne il processo.

Gestione delle attività amministrative con software dedicati

Esistono diversi software che aiutano i professionisti ad ottimizzare il tempo dedicato alle attività amministrative. Un sistema digitale che permette di preparare un preventivo o una fattura in modo rapido, elaborando automaticamente le voci di entrate ed uscite. Per alcuni programmi di contabilità sono previsti abbonamenti annuali o mensili, ma molti offrono periodi di prova gratuiti, come ClearBooks, Allegro o QuickBooks.

Operazioni amministrative in azienda: NO alle attività superflue

L’attività amministrativa in azienda si articola spesso in mansioni che richiedono una regolare ripetizione; è il caso di solleciti di pagamento, o il conto telefonico mensile. È conveniente in tal senso adottare modelli predefiniti per le email, e per evitare l’inserimento ripetuto della stessa spesa, la medesima voce può essere inserita una sola volta e copiata di volta in volta.

Lavoro e abitudini: ottimizzare l’organizzazione dei processi interni all’azienda

Per una totale efficienza operativa, l’utilizzo del tempo dovrebbe essere pienamente ottimizzato; per far sì che ciò accada, occorre analizzare le proprie abitudini di lavoro, gestire la propria quotidianità lavorativa, prestare attenzione alla frequenza con cui le attività amministrative vengono completate.

Dalla piena consapevolezza del tempo e dal modo in cui esso viene organizzato, può iniziare il processo per cambiare le proprie abitudini, in ottica di sviluppo amministrativo.

Secondo un recente studio dell’University College London servono in media – a seconda della persona delle circostanze – circa due mesi per cambiare le proprie abitudini organizzative.

Creare nuove routine nelle attività amministrative

Ogni volta in cui viene archiviata una fattura o effettuato un pagamento online, si sta sottraendo del tempo o interrompendo del tutto un’altra attività aziendale. Può essere utile dividere la settimana lavorativa in blocchi, che aiutino ad avere una visione strutturata delle priorità. Per evitare di dover ripetere la stessa procedura più volte in una settimana, può essere conveniente scegliere di dedicare una mattina alla gestione di tutti i pagamenti.

Il commercialista: elemento chiave in ambito amministrativo

Il supporto del lavoro di un commercialista affidabile e competente, può certamente essere un elemento determinante nella semplificazione delle attività amministrative, nel risparmio di tempo, ma anche e soprattutto di denaro. Si tratta di professionisti in piena conoscenza di dove è possibile risparmiare.

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