Segreteria di Direzione e Supporto Amministrativo

La Risorsa si occuperà di:

A. Reception, accoglienza e gestione degli ospiti

• Presidio della reception e accoglienza professionale di clienti, partner e visitatori
• Preparazione e servizio di caffè, acqua e altre bevande durante gli incontri.
• Supporto all'organizzazione di incontri, riunioni e appuntamenti con interlocutori esterni.
• Organizzazione logistica di pranzi e momenti di rappresentanza con clienti, sia presso la sede aziendale sia presso ristoranti e location esterne.

B. Segreteria di Direzione e supporto all'Amministratore Delegato

• Gestione e aggiornamento dell'agenda dell'Amministratore Delegato.
• Supporto all'organizzazione delle trasferte e dei viaggi di lavoro, inclusi prenotazioni di hotel, treni, voli e servizi di trasporto.
• Gestione e rendicontazione delle note spese.
• Supporto nella gestione operativa e nel monitoraggio delle carte di credito aziendali, inclusa la raccolta e l'archiviazione dei giustificativi.

C. Supporto alla Responsabile area amministrativa

• Registrazione e monitoraggio delle fatture passive dei fornitori attraverso appositi file Excel.
• Supporto operativo alle attività di fatturazione attiva.
• Gestione della piccola cassa aziendale, con registrazione delle movimentazioni e verifica dei relativi giustificativi.
• Raccolta, organizzazione e archiviazione della documentazione amministrativa.
• Supporto nella predisposizione di prospetti e riepiloghi amministrativi mediante Excel.

D. Office Management e supporto organizzativo

• Gestione degli ordini di cancelleria e del materiale di consumo dell'ufficio.
• Monitoraggio delle scorte e coordinamento delle forniture necessarie al funzionamento della sede.
• Inserimento, aggiornamento e organizzazione dei contatti aziendali, anche attraverso l'acquisizione dei dati presenti sui biglietti da visita.
• Aggiornamento e manutenzione delle mailing list e dei database di contatti.